Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

21. Первичные бухгалтерские документы: понятие, реквизиты, классификация, правила и техника оформления.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
• другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

· 22. Документооборот на предприятии и его правила.

1. Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протак-сированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

Введние

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

Организация первичного учета на предприятии ООО «Мет-Инфо»

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Мет-Инфо», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, либо по форме, разработанной и составленной организацией самостоятельно, утвержденные в учетной политике ООО «Мет-Инфо».

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота в ООО «Мет-Инфо»:

• 1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.
• 2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.
• 3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры.
• 4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ООО «Мет-Инфо» графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Мет-Инфо». График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия ООО «Мет-Инфо» вместе с утверждением приказа по учетной политике предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники управления, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по ООО «Мет-Инфо» осуществляет главный бухгалтер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются директором ООО «Мет-Инфо», главным бухгалтером и кассиром.

Первичные документы в ООО «Мет-Инфо» оформляются на компьютере и поэтому, все распечатанные документы, считаются прошедшими бухгалтерскую обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо», подлежат обязательной проверке:

• - по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• - арифметически (подсчет сумм);
• - по содержанию (законность документальных операций).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений .

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• - зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• - надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• - на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год .

Денежные средства ООО «Мет-Инфо» хранятся в банке. В то же время предприятие хранит определенную сумму наличных денег в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично - денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Мет-Инфо» представила в банк специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Бланк расчета получили в обслуживающем банке. Он имеет следующую форму (Приложение 4).

Расчет оформили в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того как размер лимита установили, оба экземпляра расчета подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался в банке, второй экземпляр (с отметками банка) возвратили организации.

Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией ООО «Мет-Инфо», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.

К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ООО «Мет-Инфо» относятся:

КО - 1 "Приходный кассовый ордер";

КО - 2 "Расходный кассовый ордер";

КО - 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО - 4 " Кассовая книга ";

АО - 1 " Авансовый отчет ".

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Печатью заверяется документы, для которых это предусмотрено законодательством. Первичные документы в ООО «Мет-Инфо» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Между тем достаточно практиковать подготовку накопительных ведомостей, суммирующих работы в 2-3 приема в течение месяца, например 10, 20 и 30 (31) числа. Так освобождается значительная часть времени отчетного периода.

При составлении графиков следует стремиться к большей загрузке работников в учетный период. Приспособление синтетического и аналитического учета к нуждам составления отчетности является одним из солидных источников уплотнения работы в учетном периоде.

Организация учета по графику разрешается ряд практических вопросов: равномерно и строго по плану размещается учетный процесс и тем самым достигается рациональная организация текущего учета; рационально сочетаются учетный и отчетный периоды, уплотняется первый и максимально разгружается второй, чем обеспечивается предельное сокращение рабочего времени; все комплексы и виды учетных работ, составляющие учетный процесс, рационально и строго распределены между работниками бухгалтерии, материально-ответственными лицами и подотчетными лицами, тем самым ответственность за нормальное течение учетного процесса распределена между всеми его участниками и ликвидируется расплывчатость и обезличка в организации учетного процесса.

Руководство организации систематически обеспечивается разносторонней и доброкачественной информацией и данными оперативного анализа.

Каждый работник, работающий по графику, должен ежемесячно регистрировать отклонения выполняемой им работы от предусмотренной в графике, то есть, составлять исполненный график работ. Только исполненные графики работ позволят выявить резервы совершенствования учетного труда и наметить пути их реализации.

В графике организации работы бухгалтерии должна найти отражение целесообразно размещенная подготовительная работа по составлению годового баланса. Она должна включать:

Заблаговременную техническую подготовку накопительных ведомостей для сводки отчетных материалов;

Проверку и обобщение результатов произведенной на предприятии инвентаризации;

Проверку правильности произведенных в течение года анализов хозяйственной деятельности;

Таким образом, график в определенной мере способствует улучшению постановки всех элементов учетной работы. Несмотря на положительные моменты он не нашел еще должного признания и распространения.

На изучаемом мною предприятии такого графика нет. Этому мешает ряд причин. Во-первых, здесь сказывается недостаточное внимание к вопросам организации бухгалтерского учета со стороны главного бухгалтера. Все сроки выполняемых работ, от кого получены документы, куда и кому представляется отчетность, все это висит как бы "в воздухе". Прежде всего, это объясняется большой загруженностью в работе главного бухгалтера и вверенного ему подразделения. Во-вторых, опрошенные мною бухгалтера составляя проекты графиков, показали, что они имеют самое приближенное представление об их содержании и построении. Такого графика вполне достаточно для организации труда работников бухгалтерии линейного типа, общая численность которых составляет до 10 человек.

Составление такого графика дает следующие положительные моменты:

График, как средство радикальной организации учетного процесса и использования учетного труда, бесспорно, возможен и эффективен в любых по величине и условиях работы предприятиях, в том числе и на таких как ООО «Мет-Инфо». График повышает общую структурную слаженность и технологическую дисциплину учета.

Организация работы бухгалтерии по графику сокращает напряженность в учетном процессе, образует и обнаруживает самые различные и довольно значительные резервы учетного труда. Чем больше предприятие, тем больше использованных резервов учетного труда вскрывает график.

Фактические сроки составления отчетности могут быть сокращены на 2-3 дня только за счет использования графиков учетной работы.

Помимо рациональной организации труда всех сотрудников бухгалтерии, график сплачивает весь коллектив подотчетных лиц. Все большее значение приобретает график с большим кругом материально-ответственных и подотчетных лиц. Одним из этапов борьбы за рациональное организованный бухгалтерский учет при ведении его по графики является сокращение сроков составления отчетности. Запоздалая отчетность не только нарушает установленные законом нормы, но и приводит к ряду отрицательных последствий (штрафы, пени и т.д.).

Во-первых, бухгалтерия почти половину месяца занята составлением отчетов и у нее остается недостаточно времени для учета текущих хозяйственных операций. Кончается один отчетный период, и начинается сводка и обобщение материалов для другого отчета. Так основное внимание бухгалтеров сосредотачивается на почти сплошной цепи отчетов, построенных не на равномерном текущем учета, а на базе недостаточной, несистематической обработки документов. Во-вторых, запоздалая отчетность теряет свою актуальность, а следовательно не может способствовать быстрейшему устранению недостатков хозяйственной деятельности.

Рационально организованный текущий учет может и должен обеспечивать руководство предприятия повседневной информацией об основных и важнейших производственных и хозяйственных показателях.

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, ООО «Мет-Инфо» остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в ООО «Мет-Инфо» с документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, т.е. документы составляются частью пользователей информации вручную.

Поэтому рекомендуется обеспечить доступ в общую базу данных учета ООО «Мет-Инфо» всех пользователей бухгалтерской документации, т.е обеспечить непосредственный ввод информации на местах поступления внешних документов, таких как поступление материалов, передача продукции на склад - в цехе предприятия, отдел кадров организует ввод данных о приеме и увольнении с работы не посредственно в систему учета.

Это все обеспечит следующие преимущества: повышение достоверности информации; сокращение ручного труда.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

• - технология (на основе современных компьютерных комплексов).
• - корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
• - психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Цели внедрения системы электронного документооборота: автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины, наведение порядка в работе с документами, сокращение времени на операции с документами, переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации С j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

С j = С зпj (Q 1 - Q 2) А 2 / Ф j , (3)

где С зпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q 1 , Q 2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А 2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф j - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда кадрового работника имеющего оклад 5787 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 69 444 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 (чел./ч.) и 20 (чел./ч.). Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =69 444 · (25 - 20)· 80 / 1992=13 944,58 рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы кадрового работника, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Заключение

В данной работе было проведено исследование теоретических и практических исследований организации первичного учета в ООО «Мет-Инфо».

На основании теоретических исследований проведенных в работе можно сделать следующие выводы. Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта. Первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает документирование операций, представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Элемент системы организации первичного учета - организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей - существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами. Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций.

В ООО «Мет-Инфо» организация первичного учета основана на положении учетной политики организации, осуществляется он бухгалтерской службой ООО «Мет-Инфо». Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Мет-Инфо» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Одним из недостатков организации документооборота в ООО «Мет-Инфо» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих. Для устранения указанных недостатков на предприятии рекомендуется внедрить систему электронного документооборота. Также к важным недостаткам первичного бухгалтерского учета на ООО «Мет-Инфо» является учет ТМЦ на складе, в связи с использованием устаревших форм документов. А также не применяются приходные ордера и акты о приемке материалов.

Кроме того:

• - создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• - издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
• - контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);
• - внедрение системы электронного документооборота для уменьшения трудоемкости операций.

На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать «метод служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающий порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

• - какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
• - какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
• - какую бухгалтерскую проводку, в каком учетном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путем издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам (при автоматизированных системах обработки данных - через систему паролей, при неавтоматизированной - с помощью организации рабочих мест с целью предотвращения несанкционированного доступа к документам - опять же через систему должностных инструкций и определения ответственности за халатность при работе с документами).

Элемент системы организации первичного учета - среда функционирования системы организации первичного учета.

Среда, в которой работает система организации первичного учета, - фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию первичного учета. А для этого усовершенствование системы должно быть признано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию системы организации первичного учета через построение автоматизированной системы учета (в том числе и первичного). Полностью автоматизированная система первичного учета практически устраняет риск таких элементов системы, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учетном регистре.

Тема 6

Учетный регистр. Правила исправления ошибок

Первичный учет. Классификация первичных документов

РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Тема 5

5.1. Первичный учет. Классификация первичных документов

5.2. Учетный регистр. Правила исправления ошибок

5.3 . Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации. Первичный учет – это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хоз. процессы и явления происходящие на предприятии.

Объектами первичного учета являются:

Заготовление;

Приобретение;

Расходование материальных ресурсов;

Нормирование;

Выработка рабочих-сдельщиков;

Затраты на производство;

Движение полуфабрикатов;

На стадии учетной работы первоначальные сведения о хоз. процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хоз. операций и является первым свидетельством происшедших фактов.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хоз. операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хоз. операции. Большинство учетных бух. документов составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, журналах, книгах.

Учетные документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие со стороны:

Из вышестоящих организаций;

Налоговой инспекции;

От учредителей, поставщиков, покупателей;

Из кредитной сферы и др. источников.

Эти документы составляются по типовым формам. Например: счет – фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются на предприятии. Различают следующие виды:

Распорядительные;

Оправдательные (исполнительные); -

комбинированные;

Бухгалтерского оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хоз. операций. К ним относятся: распоряжение руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хоз. операций.

Оправдательные или исполнительные документы удостоверяют факт совершения хоз. операции. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки выбытия основных средств, документы о приемке рабочих, изготовленной продукции и т.д. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хоз. операций и за правильность их оформления. Это могут быть начальники цехов, мастера, зав. складом и т.д. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные – такие документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц.

Документы бух. оформления составляются тогда, когда для записей хоз. операций нет других документов или при обобщении и обработки оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения материалов, амортизации и др.

Применяемые в Б.У. документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы – первичные документы, которые оформляют каждую хоз. операцию и оформляются в 1 приём.

Накопительные документы составляют в течении определенного периода времени путем постепенного накапливания однородных хоз. операции. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Например : лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада предприятия.

Различают так же:

Первичные документы;

Сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой.

Первичные документы по сути можно разделить на 2 вида:

1) документы-основания (договора, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание). Они регламентируют операции с контрагентами или клиентами. Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движении товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам;

2) сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения и т.д.). Они сопровождают движение товаров, услуг, денежных средств. К такого рода документам могут быть созданы бух. проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве относятся к оперативному учету. Сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета.

Записать хоз. операцию на счетах означает отразить ее содержание в учетных регистрах.

Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его формирования. Учетные регистры могут быть в виде бух. книг, карточек, ведомостей. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов назначения регистра и способа учетной регистрации.

Учетная регистрация – запись хоз. операций в учетных регистрах. В зависимости от строения учета регистры делятся на:

Хронологические;

Систематические.

В хронологических регистрах информация о хоз. операциях записывается в последовательности их свершения.

В систематических регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Синтетический учет ведется в систематических регистрах, а аналитический – в аналитических регистрах.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, разборчивыми. После регистрации хоз. операций в учетном регистре на первичном документе делают отметку, что он учтен в регистре. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров сопоставляют между собой путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета, учетные регистры группируют, переплетают, сдают на хранение в текущий архив предприятия.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:

1) корректурным способом;

2) способом дополнительных проводок;

3) ”красное сторно”.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, подписавших документ, а в учетных регистрах – подписью лица производящего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бух. проводке и в учетных регистрах указано правильное корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бух. проводку на разность между правильной и уменьшенной суммой операций.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ ”красное сторно”. В начале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденция счетов, но запись производят красным цветом или обычны, но запись заключают в рамочку (). Неправильную проводку записывают красным в соответствующие регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы записанные красным вычитают из итога, тем самым запись аннулируется, т.е. снимается отрицательным числом. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденции счетов и записывают в регистры обычными чернилами. Способ ”красное сторно” применяется и в тех случаях, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют проводку на разность между преувеличенной и правильной суммой способом ”красное сторно”. Этот способ так же используется для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

5.3. Мемориально – ордерная и журнально-ордерная формы учета

Форма Б.У. – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В РФ применяют:

Мемориально-ордерную;

Журнально-ордерную;

Упрощенную форму и их автоматизированные варианты.

Мемориально-ордерная форма применяется в нескольких вариантах, в зависимости от особенностей отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются: книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях. Для аналитического используются книги, ведомости, карточки. На каждую хоз. операцию или группу операций, объединенных в сводном документе, составляется мемориальный ордер. Главное содержание этого ордера – это бух. проводка, т.е. корреспонденция счетов, дата его составления и сумма хоз. операций. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельных документов, а иногда место для мемориального ордера предусмотрено в бланке документа.

Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляется мемориальный ордер. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, где им присваивается порядковые номера.

Например:

Мемориальный ордер № 3

Дт 20 “Основное производство”

Кт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

Бухгалтер А.А. Петров

После записи в регистрационном журнале сведений о хоз. операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее ведомость.

В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хоз. операциях по дебету, а на правой стороне счета – по кредиту. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сверяются с оборотом в журнале регистраций мемориальных ордеров. Баланс и отчетность предприятие составляет на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

При журнально-ордерной форме на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Эти итоги представляют собой бух. проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах Главной книги. Поэтому накопительные журналы называют журналы-ордера.

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги. Журналы-ордера открываются на месяц. Главная книга открывается на год. В Главной книге каждому счету отводится отдельная страница. Кредитовый оборот по каждому счету переносится в Главную книгу одной итоговой суммой за месяц. Дебетовый оборот по каждому счету собирается в Главной книге по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. Затем на счете Главной книги подсчитывают итоги по дебету счета и определяют сальдо на конец месяца.

Схема: Журнально-ордерная форма учета:

1 – Первичные документы;

2 – Кассовая книга;

3 – Накопительные и группированные ведомости по синтетическим счетам;

4 – Журналы ордера (кредитовый признак);

5 – Главная книга (дебетовый признак);

6 – Баланс и отчеты;

7 – Ведомости и карточки аналитического учета;

8 – Оборотная ведомость по аналитическим счетам;

6.1 Назначение документации

6.2 Первичный учет

6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации

6.4. Контроль и хранение первичных учетных документов

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа

на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

ВВЕДНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.